Vi vill gärna tro att vi kan prata. Det är något vi gör varje dag och något vi kanske inte tänker så mycket på. Hur svårt kan det egentligen vara? Men vi har nog alla varit i situationer där det har blivit missförstånd och förvecklingar. Där försök att diskutera eller förklara bara har ökat förvirringen eller gjort konflikten värre. Hur kan man tala om vad man behöver på ett bra sätt?
Jag-budskap är väldigt användbart i de flesta lägen. Självklart behöver språk och ton justeras beroende på om man pratar med sin partner, sina barn, sin chef eller sin kollega. Handlar det om en diskussion med en närstående är det viktigt att kunna visa sin omtanke och välvilja även om man är känslomässigt upprörd. Handlar det om en diskussion på arbetsplatsen kan man behöva förklara sin välvilja i att lösa problemet.
Det kan finnas många källor till att det blir fel i vår kommunikation. Parterna kan vara i olika sinnesstämningar, tolka ord och situationer olika, utgå från olika erfarenheter eller syfta på olika saker. Det kan också bero på att vi inte är tillräckligt närvarande och lyssnar på allt som förmedlas i samtalet.
Artikelns innehåll
Nivåerna i ett samtal
Man pratar ibland om att det finns olika nivåer av ett samtal:
- Vad man säger – Det som faktiskt sägs
- Vad man menar – Det man vill förmedla med det man säger
- Vad man visar – Det kroppsspråk och andra icke-verbala tecken signalerar
- Vad man känslomässigt signalerar – Hur vi hanterar relationen mellan parterna i samtalet
Det är inte alltid dessa nivåer stämmer överens, de kan till och med gå på helt olika håll. Ett extremt exempel kanske skulle vara om någon kom fram till dig och sa med glad röst att denne var arg på dig, samtidigt som den tittar ner i sin mobiltelefon och går därifrån. Det är inte lätt att förstå vad som menas i en sådan situation.
När de olika nivåerna förmedlar olika saker blir det svårare för mottagaren att förstå budskapet. Risken finns också att mottagaren tar upp fel budskap. Det är något som lätt händer i konflikter; även om det parterna säger är klokt och konstruktivt, kan det överskuggas av att det också finns aggressiva och oresonliga signaler i kommunikationen. Det kan vara klokt att fundera över vad man förmedlar i sina olika nivåer och försöka få dem att sträva åt samma håll. Det grundläggande är att vara så äkta som möjligt men att försöka välja en väg som är så konstruktiv som möjligt och samtidigt innebär att man tar ansvar för sig själv.
Ta ansvar för dina behov med jag-budskap
En bra utgångspunkt för att tala om vad man behöver eller vill är att använda sig av jag-budskap. Det kallas ibland också för “non-violent communication” eller “varg- och giraffspråk”. Det innebär att man beskriver sitt eget perspektiv och det man själv behöver. Det skapar ett betydligt bättre samtalsklimat än du-budskap (“Du är elak när du …”) eller man-budskap (“Man behöver inte vara så otrevlig …”).
Jag-budskap utgår i grunden från följande steg:
- “När du gör/säger …” – En beskrivning av en konkret situation som du vill prata om. Helst ska man undvika att värdera den andre eller dennes agerande, utan vara väldigt faktisk i sin återgivning av händelsen.
- “Då blir/känner jag …(känsla) för att jag …(behov)” – Genom att uttrycka känslan kan man tydliggöra hur situationen påverkar och hur man reagerar. Därefter förtydligar man behovet, anledningen till att man vill skapa förändring.
- “Skulle det vara möjligt att …” – Föreslå en förändring som hade fungerat bättre. Det är här viktigt att förmedla att det är ett förslag, att den andre får möjlighet att fundera på det utan att känna sig tvingad.
- “Vad tror du om det?” – Bjud in den andre till diskussionen – och lyssna på vad den har att säga. Finns det missförstånd? Eller andra tankar och perspektiv du är ovetande om och som spelar in? Sammantaget kan det ge nya ledtrådar till hur ni tillsammans kan hantera detta i framtiden.
Fokusera inledningsvis på behov, inte på lösningar
Genom jag-budskap kan man på ett tydligt sätt ta ansvar för sina behov. Det är också viktigt att fokusera just på behoven hos de inblandade och inte fastna för tidigt i lösningar. Det är lätt att fokusera på en lösning: “Du behöver göra XX istället”. Men den föreslagna lösningen är till för att tillfredsställa ett behov. Genom att initialt fokusera på behovet går det förmodligen att hitta flera olika lösningar som passar alla inblandade. Uppmaningen “Du behöver komma i tid” är en lösning och inget behov. Behovet kanske är att alla ska kunna samlas samtidigt för att gemensamt kunna göra något, t ex starta ett möte, äta eller åka någonstans. Det kan då finnas andra typer av lösningar som uppfyller behovet, t ex att man justerar tidpunkt, ändrar plats eller vad det nu kan vara.
Jag-budskap är användbart både privat och professionellt
Jag-budskap är väldigt användbart i de flesta lägen. Självklart behöver språk och ton justeras beroende på om man pratar med sin partner, sina barn, sin chef eller sin kollega. Handlar det om en diskussion med en närstående är det viktigt att kunna visa sin omtanke och välvilja även om man är känslomässigt upprörd. Handlar det om en diskussion på arbetsplatsen kan man behöva förklara sin välvilja i att lösa problemet. Det kan också vara viktigt att tänka på att vara extra tydlig och konkret kring den återberättade situationen så att det inte blir otydligt vad ni diskuterar.
Att vara konkret och tydlig är extra viktigt om du har ett chefsansvar. Det kan vara lätt att formulera sig vagt i en slags missriktad omtänksamhet i att inte såra medarbetaren. Det är väldigt viktigt att visa empati och omtanke, men det får inte göra att budskapet blir otydligt. I en chefssituation kan det också uppstå tillfällen då det som ska sägas är ett direktiv och inte en diskussion. Då behöver språket anpassas därefter; “Jag vill … därför att …”. Möt medarbetarens reaktion på ett empatiskt sätt, men undvik att diskutera direktivet i sig. Var istället tydlig med hur du kommer att stötta i sammanhanget.
Glöm inte empati och välvilja
Det kan vara svårt att säga det man vill på ett sätt så att mottagaren tar in budskapet. Det gäller framför allt när det rör sig om svåra och känsliga ämnen med mycket känslor. Genom att vara entydig i sin kommunikation och använda jag-budskap kan man ta ansvar för sin uppfattning och sina känslor. De är kloka verktyg för att minska motstånd och öka förståelse. Men det är också av yttersta vikt att vara närvarande i samtalet, att visa sin sin empati för den andre och välvilja att lösa problemet. Kan vara nog så svårt i konfliktfyllda situationer men ofta viktigare än hur skicklig man är på att uttrycka sig.
Vill du ha hjälp att reflektera över vad som viktigt för dig och den förändring du vill göra? Coaching är ett bra stöd för att göra tillvaron tydligare, hitta sina drivkrafter och skapa mål kring det som är viktigt. Jag hjälper människor att stressa mindre, må bättre och nå längre. Kontakta mig gärna eller boka ett förutsättningslöst möte för att diskutera hur coaching skulle kunna hjälpa dig framåt!
Foto: 123rf
Vill du läsa mer?
Ekstam, K. (2001). Arbetsplatsens svåra samtal. Liber ekonomi.
Hilmarsson, H. T. (2011). Konfliktens magi : hantera konflikter och svåra samtal i privata och professionella relationer. Studentlitteratur AB.
Rosenberg, M.B. (2018). Vi kan reda ut det! : hantera konflikter på fredliga och kraftfulla sätt : medling och konflikthantering med hjälp av Nonviolent Communication. Friare Liv.
Wikipedia – Nonviolent communication
