Ibland är det svårt att veta på vilken nivå en uppgift är “färdig”, vilka förväntningar som finns. Det kan gälla ett uppdrag på jobbet eller vad man kommer överens om hemma, t ex hur man ska tillbringa semestern. Då kan det hjälpa att diskutera igenom behov och önskat resultat. Vad ska uppgiften resultera i? Vilken känsla vill man nå under semestern?
Vi är alla olika människor och menar ibland olika saker även om vi använder samma ord. Genom att prata om hur “färdigt” ser ut, vara tydliga med vad vi behöver och förväntar oss, får vi möjligheten att jämföra våra olika uppfattningar. Omedvetna antagande kan komma upp till ytan och vi kan reda ut missförstånd innan de inträffat och skapat oreda.
Ibland är det svårt att veta när man är färdig med en uppgift eller vilka förväntningar som finns. Det kan handla om att uppgiften/målet är otydlig eller att det finns flera olika sätt att göra något på, vilket djup eller kvalitet är det egentligen som efterfrågas? Det kan också handla om att man ser, tänker och tolkar saker på olika sätt. De outtalade förväntningarna kan skapa mycket problem både under och efter uppgiften är utförd – för alla inblandade.
Om förväntningarna är oklara är det lätt att hamna fel. Man kanske gör fel sak, gör för lite eller gör för mycket. Framför allt är det vanligt att man gör för mycket, speciellt om man har en tendens till en prestationsbaserad självkänsla. För att undvika att göra fel eller att göra någon missnöjd lägger man ofta ned betydligt mer energi än vad som krävs – för att vara “på den säkra sidan”. En del hänvisar till sina egna krav, ofta mycket högt ställda. Men även här är det inte ovanligt att det är en rädsla för att inte duga som ligger bakom.
Artikelns innehåll
Se till att allt blir tydligt
Att skapa tydlighet kan därför vara otroligt viktigt. Det är en av styrkorna i att arbeta med mål, att det blir väldigt tydligt vad som ska uppnås och när. Men ibland kan det ändå vara svårt att veta vilka förväntningarna är, vilka krav som finns. Om målet är att skriva en rapport till den siste i månaden kan det finnas många frågetecken. Vilket material ska man utgår från, hur djup ska analysen vara, vilket format ska rapporten vara? Eller om man ska ta fram kundstatistik till mötet; vilken typ av statistik, för vilken typ av kunder och hur ska det presenteras?
Otydligheter som dessa kan göra att mycket resurser går till något som inte går att använda, åtminstone inte till det ursprungliga syftet.
Det här gäller inte bara i jobbet, utan på alla områden i livet. Det kan dock ta sig lite olika uttryck. I privatlivet handlar det ofta om att tydliggöra och balansera olika förväntningar. Det kan röra sig om hur ofta det ska dammsugas hemma eller vad som ska göras på semestern.
Jämför även tolkningar och förväntningar
Gemensamt för situationerna är att det kan finnas olika uppfattningar om vad resultatet ska bli. Olika människor har olika referensramar och förväntningar. Den som efterfrågar kundstatistiken kanske vill se hur lönsamheten ser ut för olika kundgrupper. Den som tar fram statistiken kanske gör det utifrån volym i antal eller kronor.
För den ene är en bra semester fylld med aktiviteter och sociala stunder med familj och vänner. För den andre handlar det om att göra så lite som möjligt, att bara ta det lugnt och kanske läsa en god bok.
Hur ser “färdigt” ut?
Att komma överens om hur “färdigt” ser ut kan vara en avgörande nyckel för att öka tydlighet och minska missförstånd. Ursprungligen är det ett begrepp inom mjukvaruutveckling (Definition of Done) men är användbart på många olika sätt.
Det handlar alltså att ha en diskussion om vad det är man förväntar sig så att bilden blir tydlig för de inblandade. Ett stort tips är att inte bara fokusera på resultatet, utan även ge en klar bild av behoven bakom. På så sätt blir alla medvetna om syftet, vilket skapar möjlighet att kommentera och komma med förbättringsförslag.
– Jag skulle vilja ha en översikt över vilka produkter vi säljer till olika kundgrupper. Det ska sammanställas i en graf som jag kan presentera för ledningsgruppen i nästa vecka. Jag vill kunna visa vilken typ av kunder som är lönsamma så att vi vet vilka vi ska fokusera på.
– Om du vill se lönsamhet på kundnivå räcker det inte med produktkategorierna. Försäljningskostnaden varierar mycket mellan kundgrupperna, ska vi inte lägga in den också?
Att fundera och klargöra sina behov är nästan än viktigare när det gäller familjen och andra relationer. Det skapar möjligheten att tillsammans hitta sätt där båda kan få vad de behöver. Utgår man från färdiga planer fastnar man lätt i vissa bestämda lösningar. Genom att utgå från behoven blir det lättare att hitta andra lösningar som kan fungera lika bra eller bättre än den ursprungliga planen.
– På semestern behöver jag verkligen bara varva ned och ta det lugnt, det har varit så stressigt nu ett tag.
– Det var så länge sedan vi träffade mina föräldrar och syskon, jag skulle så gärna vilja umgås med dem under semestern.
– Hur ska vi göra så att vi både får varva ned och träffa familjen? Vad tror du om att vi först …
Det går också att använda om man är själv
I vissa situationer har man bara sig själv att hantera. Även i dessa kan det vara ett bra tips att vara tydlig med de tolkningar och förväntningar man har – och hur “färdigt” ser ut. Detta kan klargöra och konkretisera vad man ska göra och varför. Just att syftet blir tydligt kan skapa möjligheter att se alternativa sätt att nå samma mål eller fånga upp saker man missat. Det blir också tydligare vad man förväntar sig av sig själv t ex vad det gäller jobbsökande, trädgårdsarbete eller husrenovering – och om kraven är rimliga. På så sätt går det att hålla ambitionen på rätt nivå för uppgiften så att man undviker att lägger ned för mycket energi på den. Därigenom blir det också lättare att vara nöjd över sin prestation och undvika dåligt samvete.
Tydlighet med behov skapar bättre lösningar
Vi är alla olika människor och menar ibland olika saker även om vi använder samma ord. Genom att prata om hur “färdigt” ser ut, vara tydliga med vad vi behöver och förväntar oss, får vi möjligheten att jämföra våra olika uppfattningar. Omedvetna antagande kan komma upp till ytan och vi kan reda ut missförstånd innan de inträffat och skapat oreda. Om vi dessutom är tydliga med våra behov, både privat och professionellt, kan vi få hjälp att hitta ännu bättre lösningar.
Genom coaching, föreläsningar och utbildningar hjälper vi människor och organisationer att stressa mindre, må bättre och nå längre. Kontakta oss för att boka ett förutsättningslöst möte för att diskutera hur vi skulle kunna hjälpa dig framåt!
Foto: Martin Dawson, Unsplash
Bl a inspirerat av:
Brené Browns “Paint Done”, i boken “Dare to lead”, se t ex It’s not fear that gets in the way of daring leadership. It’s our armor.
